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上饶师范学院合同管理办法
文章来源: 发布时间:2013-01-01

上饶师范学院合同管理办法
第一章  总 则
第一条 为规范学校各类合同行为,维护学校合法权益,提高办学效益,促进学校改革和发展,根据《中华人民共和国合同法》以及有关法律法规的规定,结合学校实际,特制定本管理办法。
第二条 本办法所称合同是指学校法定代表人(校长)或者学校法定代表人(校长)授权委托的代理人代表学校与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条 学校对各类合同实行统一领导、归口管理、分类运行、责任到人、全面监督的管理体制。学校任何资源对外租赁均需按程序签订合同。
第四条 学校聘请常年法律顾问。法律顾问负责对学校签订重要、重大合同的内容提出法律建议,并接受学校合同综合管理部门的法律事务咨询。
第二章  合同管理相关部门及其职责、责任
第五条 校长办公室是学校合同综合管理部门,其主要职责如下:
(一)负责统筹协调学校合同管理,指导合同承办部门的合同管理工作;
(二)负责对学校合同流程的审核;
(三)按季度对各部门承办合同情况进行汇总检查,按年度对学校全年合同签署、履行情况进行汇总分析,并将全校合同管理情况向校长报告;
(四)负责合同用印管理。对外签订合同原则上使用学校公章,如因签约双方对等需要,也可使用学校合同专用章,其他印章一律不得替代使用。合同专用章由学校统一刻制、预留印鉴和编号登记。
第六条 学校合同承办部门是指经学校法定代表人(校长)授权,代表学校订立和管理合同的相关部门。其主要职责如下:
(一)根据国家法律法规及本办法,负责合同的事前、事中、事后管理;
(二)负责合同项目的可行性研究和审查合同他方的主体资格、资信状况及履约能力。对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责;
(三)负责起草或审核合同草案,组织合同的谈判签订工作;
(四)具体负责本部门承办合同的全面履行,确保双方权利、义务的实现和合同的顺利实施,履行中发现问题应及时上报,并积极解决;牵头协调相关合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动;
(五)合同实行严格的档案制度。凡归档的合同文件材料必须是原件。学校合同承办部门负责将属于归档范围的合同文件材料(合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等)收集齐全,系统整理,经部门负责人审查后,于第二年上半年移交学校档案室集中保管。合同保管人员对合同遵守保密原则。
第七条 学校根据合同性质、标的大小及法律风险分为一般合同、重要合同、重大合同三类,并按照学校统一领导、归口管理的合同管理体制,分别适用相应的合同审批程序。
(一)一般合同是指合同承办部门在职能范围内为从事正常业务所签订的标的额较小、对学校发展影响较小的合同,经必要的审查审批程序后,原则上授权委托合同承办部门负责人签署;
(二)重要合同是指标的额较大或对学校发展可能产生较大影响的合同,有关职能部门或专家小组要对合同进行调查论证并提出意见,经必要的审查审批程序后,原则上授权委托该合同事项的分管校领导签署;
(三)重大合同是指标的额大或对学校发展可能产生重大影响的合同。重大合同的事项按学校“三重一大”有关规定集体研究审议,有关职能部门或专家小组要对重大合同进行调查论证并提供论证报告,经必要的审查审批程序后,由学校法定代表人(校长)签署。
第八条 除学校法定代表人(校长)外,其他任何人必须取得法定代表人(校长)的授权委托,方能在授权范围内代表学校订立、变更、解除合同。
第三章  合同的审查和审批
第九条 学校审计处、计财处是学校合同的审查部门,学校法律顾问为学校合同审查审批提供咨询意见。
合同承办部门必须履行程序审查,认真填写书面审批表《上饶师范学院对外合同签订前审查程序表》(见附件)一式两份,并与合同审查的原始材料一同按程序提交审查。
第十条 学校审计处负责对学校各类合同进行审计监督,对合同订立的程序和内容的合法性进行审查把关并会签。其审查内容主要包括:
1.合同的合法性。审查合同是否符合国家法律、政策,审查合同是否符合学校的相关制度、规定,对方是否有相应的资质。
2.合同的合规性。审查选择合同对方签订合同的理由是否充分,相关程序是否到位,重大疑难合同是否听取了相关专家的意见;审核承办部门对合同的分类是否正确、恰当。
3.合同的完整性。审查合同条款和内容是否完整正确,尤其是合同的违约责任及解决争议的条款是否完整。
第十一条 学校计财处负责合同明确规定的财务结算管理,主要对合同签订和履行全过程的资金计划、合同金额、结算、票据、收付款方式等进行审查。
第四章  合同的签订管理
第十二条 合同承办部门对外订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》、国家其它相关法律、法规以及学校的有关规定,确保学校合法权益。
属于学校招投标管理规定需要进行招标采购的项目,必须按照规定,在通过招投标方式后签订合同。
    合同签订前,涉及资金的合同必须有明确的收付款计划并向财务处提出收付款申报。涉及学校付款的合同必须事先落实资金来源,预算外合同订立前必须履行正常的预算审批程序,落实资金后按正常合同程序签订;没有资金来源,不得订立合同。
第十三条 对外订立合同,除即时交割的简单小额交易外,应当采用书面形式。合同文本原则上采用国家行业管理部门统一制订的规范文本。
第十四条 学校合同严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同,禁止将我方先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章;如有特殊情况,须经校长批准。签订合同,原则上应选择我方住所地的人民法院管辖。
第五章 合同的履行与变更
第十五条 依法签订的合同,必须遵守。对外合同一经签订,合同承办部门负责跟踪已签合同的履行情况,监督合同他方履行合同义务,确保合同得到全面履行。
如因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或者解除合同的,学校合同承办部门应在法律规定或合同约定的期限内先与对方进行协商,达成一致书面意见。在合同对方出现违约情形将给学校造成损失的情况下,及时向学校做出书面报告,并采取必要的措施,将可能产生的损失降至最低。
第十六条 变更合同提交审查、审批时,必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等。合同的变更或解除,一律采用书面形式。合同变更后,合同编号不予改变。变更或解除后的合同纳入本办法规定的管理范围。
第十七条 续签合同在提交审查和审核时,应当提供原合同以及续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明,供合同审查审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的审批要求一致。
第十八条 合同承办部门对合同履行情况应严格验收手续,同时以书面形式保留验收资料,对合同双方往来的文书以及便签、便函等履行合同的凭据应当妥善保管,并纳入本部门归档资料管理。
第十九条 学校计财处负责合同履行的收付款工作,根据合同正本、合同承办部门负责人签章、验收意见和完备的审签程序方可办理财务结算。对具有以下情形的业务,计财处应拒绝付款并及时向校长报告有关情况:
(一)发票或合同审批手续不完备的;
(二)收付款单位与合同对方当事人名称不一致的;
(三)收付款方式或金额与合同内容不相符的。
计财处同时负责审查学校合同履行是否符合预算计划,经济效益是否达到预期目标。
第二十条 对合同中所规定的学校权益,合同承办部门应主动履行职责,主张权利,凡因工作失职造成学校权益损失的,将追究其行政责任和经济责任。
第二十一条 学校纪委、监察室组织相关部门,定期对学校所订立的合同、履行以及合同管理工作进行监督和检查。
第六章  合同纠纷的处理
第二十二条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷,应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后,合同承办部门应及时将有关情况报学校,并立即组织专题小组或指派专人认真应对、妥善处理,重大合同应及时委托学校法律顾问参与纠纷处理;经协商仍无法解决的,报分管校领导同意后,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第二十三条 合同纠纷处理完毕,合同承办部门应将有关资料汇总、归档,以备查考,同时将处理情况书面报学校备查。
第七章  罚 则
第二十四条 有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成损失的,视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分和经济处罚:
(一)学校合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关部门和人员没有按本办法的规定履行职责的;
(二)未经学校法定代表人(校长)授权或超越授权委托权限签订合同的;
(三)合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格的;
(四)应签订合同而未签订的;
(五)丢失或者擅自销毁合同和合同附件,以及合同履行过程形成的各种函件、单据的;
(六)擅自以部门或个人名义签订涉及学校任何资源利用和责任的合同的。
第二十五条 各部门、个人在合同签订或履行过程中玩忽职守,徇私舞弊、敲诈勒索或收受贿赂的,学校根据情节追究相关人员的责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。
第二十六条 学校内任何部门或个人不得擅自以学校名义对外提供担保,擅自为他人提供担保给学校造成损失的,由担保人承担经济责任,并给予纪律处分。
第八章  附 则
第二十七条  本办法由校长办公室负责解释。
第二十八条 本办法自2013年1月1日起正式施行。
 
 

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